E-mail - czy wykorzystywać zewnętrzny serwis czy utworzyć własny system serwerów pocztowych?

Podstawowym pytaniem przy organizowaniu infrastruktury poczty elektronicznej organizacji jest kwestia czy użyć któregoś z zewnętrznych serwisów (mail hosting) czy założyć własne serwery pocztowe.Załóżmy przez moment, że sprawa ochrony poczty przed dostępem niepowołanych osób nie jest istotna. Oczywiście optymalna decyzja może zostać podjęta po uwzględnieniu wszystkich czynników, specyficznych dla Państwa organizacji. Można powiedzieć, że dla firm zatrudniających ok. 10 osób prawdopodobnie najrozsądniejszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług zewnętrznego dostawcy serwisu poczty elektronicznej. Cena abonamentu za około 20 skrzynek pocztowych wynosi dzisiaj 600-800 zł (netto) rocznie. Taki (zewnętrzny) serwis powinien zapewniać filtrowanie poczty przeciw wirusom, swobodę tworzenia (w ramach uzgodnionego limitu) nowych kont pocztowych, dostęp przez przeglądarkę WWW a także szereg innych ułatwień w korzystaniu i administrowaniu kontami pocztowymi.Zewnętrzny serwis poczty elektronicznej ma jednak wady, które powodują, że w pewnym momencie rozwoju przedsiębiorstwa, posiadanie własnych serwerów pocztowych staje się korzystniejsze.Z czasem Państwa pracownicy będą przesyłać coraz większą ilość listów bądź dokumentów pomiędzy sobą. Ogólnie, system komunikacji w Państwa przedsiębiorstwie jest osobnym zagadnieniem, ale na pewno możliwość przesyłania informacji wewnątrz firmy via e-mail istotnie podnosi wydajność pracy. Może to również wpływać na zmniejszenie ilości ewentualnych nieporozumień bądź opóźnień w pracy. Praktyka wykazuje, że nawet w sytuacji pracowników zajmujących miejsca przy sąsiednich biurkach, mających dostęp do wspólnego serwera plików, przesyłanie informacji i dokumentów pocztą elektroniczną jest preferowane i uważane za wygodniejsze.Jeżeli korzystają Państwo z zewnętrznego serwisu pocztowego, taka poczta "z biurka na biurko" musi zostać wysłana do zewnętrznego serwisu, a potem ściągnięta z powrotem. W sposób oczywisty zmniejsza to przepustowość Państwa łącza internetowego i powoduje (czasem duże) opóźnienia. Posiadanie (lokalnych) własnych serwerów pocztowych pozwala na system komunikacji "z biurka na biurko" bez negatywnych następstw.Dodatkowo korzystanie z zewnętrznego serwisu pocztowego dla przesyłania informacji wewnątrzfirmowych naraża te informacje na odczytanie przez osoby niepowołane. Następny problemem jest wielkość skrzynek pocztowych. Zewnętrzny serwis posiada limit (indywidualny dla skrzynek lub łączny dla Państwa firmy) pojemności skrzynki. Listy, które przepełniłyby skrzynkę są odrzucane z powrotem do nadawcy. Często okazuje się to poważnym utrudnieniem dla firm architektonicznych, projektowych itp., które muszą pocztą e-mail wymieniać ze swoimi klientami pliki o dużych rozmiarach. Ale nawet "zwykła" firma szybko napotka problemy jeżeli będzie dostawać pocztą więcej plików Word'a czy arkuszy Excel'a, o prezentacjach PowerPoint nie wspominając. Lokalne serwery pocztowe organizacji nie będą miały takich problemów z pojemnością (do własnej dyspozycji pozostają cale dyski). Zewnętrzny dostawca usług e-mail oczywiście pozwala podnieść pojemność skrzynek pocztowych, ale dość istotnie podnosi to koszty abonamentu.Na pewnym etapie rozwoju przedsiębiorstwa problemem staje się sprawa kopii rezerwowych poczty przychodzącej oraz archiwum całej korespondencji firmy. Problem ten może prawidłowo rozwiązać tylko własny system pocztowy.Naturalnie własny sytem pocztowy w Państwa organizacji wymaga pewnych inwestycji i kosztów administracji. W zależności od Państwa preferencji technologicznych i wymaganego poziomu bezpieczeństwa, koszty te mogą być bardzo różne, zaczynając od inwestycji (sprzęt, oprogramowanie, konfiguracja) rzędu 1500 zł i kosztów administracyjnych rzędu 200 zł rocznie dla najprostszych instalacji, poprzez inwestycje rzędu 5000 zł dla dobrze wyposażonych bądź pełnych systemów. Zapraszamy do nawiązania kontaktu z naszą firmą w celu rozważenia szczegółowych opcji.Podsumowując, w miarę rozwoju Państwa organizacji wymagane funkcje systemu poczty elektronicznej będą rosły. Niektóre z tych rosnących wymagań może zapewnić zewnętrzny dostawca (za odpowiednio wyższą cenę), inne natomiast jedynie własny, lokalny system pocztowy.